Kort oppsummering

I Dokumentsenter kan du styre hvem som har tilgang til hver enkelt mappe. Ved å sette en mappe til Begrenset og legge til utvalgte brukere som deltakere, kan du for eksempel gi avdelingsledere tilgang til kun sine avdelings ansattmapper — ikke alle mapper i arbeidsområdet.

Hvem har tilgang?

Arbeidsområdeeier og brukere med redigeringstilgang til en mappe kan endre tilgangsnivå og administrere deltakere. For ansattmapper kan kun brukere med administratortilgang til brukerbehandling legges til som deltakere.

Hvor finner du det?

Dokumentsenter

<Dokumentsenter>

Tilgangsstyring konfigureres per mappe — enten når du oppretter en ny mappe, eller ved å redigere en eksisterende.

Slik styrer du tilgang til mapper

Forstå tilgangsnivåene

Hver mappe har ett av tre tilgangsnivåer:

For å begrense en avdelingsleders tilgang til kun sin avdelings mapper, bruker du Begrenset og legger til riktig avdelingsleder som deltaker på akkurat de mappene.

[Skjermbilde: Mappedialog med tilgangsnivå-velger og Deltakere-felt]

Opprett en begrenset mappe

1. Gå til <Dokumentsenter>.
2. Klikk Opprett mappe i verktøylinjen.
3. Skriv inn Mappenavn.
4. Velg Begrenset som tilgangsnivå ("Spesifikke brukere").
5. Klikk i Deltakere-feltet og søk opp og legg til brukerne som skal ha tilgang.
6. Klikk Lagre.

[Skjermbilde: Opprett mappe-dialog med Begrenset valgt og en avdelingsleder lagt til som deltaker]

Endre tilgang på en eksisterende mappe

1. Gå til <Dokumentsenter>.
2. Finn mappen du vil endre.
3. Klikk de tre prikkene (⋯) ved siden av mappen og velg Rediger mappe.
4. Endre tilgangsnivå og juster Deltakere etter behov.
5. Klikk Lagre.

Eksempel: Avdelingsleder kun for sin avdeling

Har du tre avdelinger med egne ansattmapper, kan du gjøre følgende:

1. Sett alle ansattmapper til tilgangsnivå Begrenset.
2. Legg til Avdelingsleder 1 som deltaker på mappene for avdeling 1.
3. Legg til Avdelingsleder 2 som deltaker på mappene for avdeling 2.
4. Legg til Avdelingsleder 3 som deltaker på mappene for avdeling 3.

Resultatet: Avdelingsleder 1 ser kun sin avdelings mapper, og tilsvarende for de andre.

Viktig å vite

• Tilgangsnivået vises som et farget merke på mappen i listen: grønt (Offentlig), gult (Begrenset), rødt (Privat).
• For ansattmapper kan kun brukere med administratortilgang til brukerbehandling legges til som deltakere.
• Endring av tilgangsnivå trer i kraft umiddelbart.
• ⚠️ Dersom du endrer en mappe fra Begrenset til Offentlig, får alle i arbeidsområdet automatisk tilgang.

Vanlige spørsmål

Spørsmål: Kan jeg legge til en hel avdeling eller et team som deltakere, i stedet for enkeltpersoner?
Svar: Per nå legger du til individuelle brukere i Deltakere-feltet. Støtte for team/grupper som deltakere kan komme i fremtiden.

Spørsmål: Hva skjer med filer i en mappe når jeg endrer tilgangsnivået?
Svar: Tilgangsnivået gjelder for hele mappen, inkludert alle filer og undermapper.

Spørsmål: Kan en avdelingsleder se selve mappenavnet, selv om de ikke har tilgang?
Svar: Nei, begrensede mapper er ikke synlige for brukere som ikke er lagt til som deltakere.

Spørsmål: Hvem kan endre tilgangen på en mappe?
Svar: Arbeidsområdeeier og brukere med redigeringstilgang til mappen.