Timebank

Hvem har tilgang?

• Aktivering av Timebank: Kun arbeidsområdeeier og administratorer med tilgang til utvidelser.

• Konfigurasjon av aktiviteter: Krever tilgangen «Administrer timebank».

• Se timebankssaldo: Synlig for ledere og administratorer i timeliste- og brukeroversikter.

Hvor finner du det?

Timebank konfigureres på flere steder:

• Aktivere Timebank-modulen: Innstillinger → Utvidelser

• Konfigurere aktiviteter: Innstillinger → Timer → Aktiviteter

• Standard arbeidstid og pause: Innstillinger → Timer → Arbeidstid

• Se saldo og transaksjoner: Timeliste-visningen (kolonner) og brukeroversikten

Slik aktiverer du Timebank

Steg 1: Aktiver modulen

1. Gå til Innstillinger → Utvidelser

2. Finn Timebank i listen over tilgjengelige moduler

3. Aktiver modulen

Timebank krever at Timeregistrering allerede er aktivert.

Steg 2: Konfigurer standard arbeidstid

1. Gå til Innstillinger → Timer → Arbeidstid

2. Sett standard arbeidstid for hver ukedag (standard er 7,5 timer / 07:00–15:00)

3. Sett eventuell standard pausevarighet

Standard arbeidstid er grunnlaget Timebank bruker for å beregne avvik. Hvis du for eksempel setter mandag til 7,5 timer og en ansatt jobber 8 timer, får den ansatte +0,5 timer inn i banken.

Steg 3: Konfigurer aktivitetene

1. Gå til Innstillinger → Timer → Aktiviteter

2. Klikk på tannhjulikonet (⚙) ved siden av en aktivitet

3. Under «Hvordan aktiviteten påvirker timebank», velg én av de tre effektene (se under)

4. Velg om du vil sende timebank-timer til regnskap

De tre timebankeffektene

Hver aktivitet (timetype) kan konfigureres med én av tre timebankeffekter. Denne innstillingen bestemmer hvordan registrerte timer påvirker timebankens saldo.

Differanse fra standard arbeidstid

Hva den gjør: Beregner forskjellen mellom faktisk arbeidet tid og forventet arbeidstid for den dagen.

Når du bruker den: For vanlige arbeidstimer — den vanligste innstillingen.

Eksempel:

• Standard arbeidstid mandag = 7,5 timer

• Ansatt registrerer 8,5 timer → +1 time inn i timebanken

• Ansatt registrerer 7 timer → -0,5 timer ut av timebanken

• Ansatt registrerer 7,5 timer → ingen endring i saldoen

Alltid trekk fra timebanken

Hva den gjør: Hele varigheten trekkes alltid fra timebankens saldo, uavhengig av standard arbeidstid.

Når du bruker den: For fravær og uttak — aktiviteter som representerer bruk av opparbeidet tid. Typiske eksempler: avspasering, fravær, egenmelding.

Eksempel:

• Ansatt registrerer 7,5 timer fravær → -7,5 timer fra timebanken

Ingen timebankeffekt

Hva den gjør: Aktiviteten påvirker ikke timebankens saldo i det hele tatt.

Når du bruker den: For aktiviteter som ikke skal ha noen innvirkning på timebanken. For eksempel spesielle aktiviteter som håndteres utenfor timebanklogikken.

Betalt pause

Betalt pause påvirker hvordan timer beregnes i timebanken.

Konfigurering

1. Gå til Innstillinger → Timer

2. Under «Regler og begrensninger», aktiver «Pause»

3. Aktiver «Betalt pause» for å gjøre pause tilgjengelig

4. Valgfritt: Aktiver «Betalt pause som standard» for å automatisk sette betalt pause på nye føringer

Hvordan det fungerer

• Betalt pause av: Pausetiden er allerede trukket fra varigheten. Registrerer du 7,5 timer med 0,5 timer pause, teller 7,5 timer i timebanken.

• Betalt pause på: Pausetiden legges til varigheten. Registrerer du 7,5 timer med 0,5 timer betalt pause, teller 8 timer (7,5 + 0,5) i timebanken.

Timebank og regnskapsintegrasjoner

Hvis du bruker en regnskapsintegrasjon (Duett, Tripletex, PowerOffice eller Softrig), styrer Timebank-innstillingene hvilke timer som overføres til regnskapet.

«Send timebank timer til regnskap»-innstillingen

For hver aktivitet med en timebankeffekt kan du velge om timene skal inkluderes i overføringen til regnskapet. Denne innstillingen finner du i kontekstmenyen til aktiviteten under «Send timebank timer til regnskap».

Hva som sendes til regnskapet

Tabellen under viser hva som faktisk overføres til regnskapssystemet for hver kombinasjon:

Viktig om klokkeslett

Når Timebank er aktivert, fjernes alltid klokkeslett (start- og sluttid) fra overføringen til regnskapet. Kun varighet og pause sendes.

Vanlig feilscenario: Timer vises som 0 i regnskapet

Hvis timer overføres til regnskapet med 0 timer, skyldes det nesten alltid at aktiviteten er konfigurert med:

• «Alltid trekk fra timebanken» som timebankeffekt

• «Send timebank timer til regnskap» er slått av

Denne kombinasjonen er ment for rene uttaksaktiviteter (f.eks. avspasering) som kun skal påvirke timebankens saldo uten å dukke opp i regnskapet. Hvis du ønsker at timene skal vises i regnskapet, har du to valg:

1. Slå på «Send timebank timer til regnskap» for den aktuelle aktiviteten

2. Endre timebankeffekten til «Differanse fra standard arbeidstid» eller «Ingen timebankeffekt», avhengig av hva som er riktig for aktiviteten

Timebankssaldo og transaksjoner

Hvor du ser saldoen

• Timeliste-kolonner: Kolonnene «Timebank» (daglig endring), «Timebanksaldo» (nåværende saldo) og «Timebanksaldo etter føring» kan aktiveres i timeliste-visningen

• Brukeroversikt: Kolonnen «Timebank saldo» viser nåværende saldo per ansatt

• Standard arbeidstid-kolonnen: Viser forventet arbeidstid for hver dag

Filtrering

I timelisten kan du filtrere på «Har timebank inn/ut» for å kun se føringer som påvirker timebanken.

Manuelle justeringer

Administratorer kan gjøre manuelle justeringer i timebankens saldo, for eksempel ved utbetaling av overtid eller korrigeringer. Dette gjøres via «Manuell Justering» i timebanksoversikten.

Viktig å vite

• Endringer gjelder fremover: Hvis du endrer timebankeffekt på en aktivitet, påvirker det kun nye timeregistreringer. Eksisterende føringer beholder sin opprinnelige effekt.

• Klokkeslett fjernes: Når Timebank er aktivert, sendes aldri klokkeslett (start/slutt) til regnskapet — kun varighet.

• Ekstra aktiviteter teller også: Aktiviteter merket som «ekstra» påvirker fremdeles timebanken hvis de har en timebankeffekt satt.

• Standard arbeidstid per dag: Husk å sette riktig arbeidstid for hver ukedag. Mange setter kortere fredag (f.eks. 5 timer) enn andre dager.

Vanlige spørsmål

Spørsmål: Hvorfor vises timene mine som 0 i regnskapet? Svar: Sjekk at aktiviteten ikke er satt til «Alltid trekk fra timebanken» med «Send timebank timer til regnskap» slått av. Denne kombinasjonen sender bevisst 0 timer til regnskapet.

Spørsmål: Hva er forskjellen mellom «Differanse fra standard arbeidstid» og «Alltid trekk fra timebanken»? Svar: «Differanse fra standard arbeidstid» beregner kun avviket — jobber du 8 timer på en 7,5-timers dag, legges bare 0,5 timer i banken. «Alltid trekk» trekker hele varigheten — registrerer du 7,5 timer, trekkes alle 7,5 timer fra banken. Bruk «Differanse» for vanlige arbeidstimer og «Alltid trekk» for fraværsaktiviteter.

Spørsmål: Kan jeg endre timebankeffekten på en aktivitet etter at timer er ført? Svar: Ja, men endringen gjelder kun for nye føringer. Timer som allerede er registrert beholder sin opprinnelige timebankeffekt.

Spørsmål: Hva skjer med betalt pause i regnskapet? Svar: Når betalt pause er aktivert, legges pausetiden til varigheten som sendes til regnskapet. Unntak: Hvis du bruker «Differanse fra standard arbeidstid» med «Send til regnskap» på, og den totale tiden (arbeid + pause) overstiger standard arbeidstid, sendes kun arbeidstiden uten pause for å unngå overbetaling.

Spørsmål: Påvirker Timebank lønnskjøringen direkte? Svar: Timebank påvirker kun hva som overføres til regnskapssystemet. Selve lønnskjøringen håndteres i regnskapssystemet basert på dataene som er overført.