Overføring av timer til regnskap – PowerOffice GO

Kort oppsummering

Gripr lar deg overføre godkjente timer direkte til PowerOffice GO – enten som oppføringer i timelisten eller direkte til lønnsbilag. Lønnsbilag-modusen samler timene per ansatt og lønnstype, slik at de er klare til lønnkjøring uten manuell behandling.

Hvem har tilgang?

Kun brukere med rettigheten Behandle timeregistreringer i regnskap kan overføre timer. I tillegg kreves:

• PowerOffice GO må være koblet til arbeidsområdet
• Arbeidsområdet må ha et aktivt Gripr Pro-abonnement

Konfigurer overføringsmetode

Administratorer velger overføringsmetode under: Innstillinger → Konto → Systeminnstillinger → Tidsregistrering

Det finnes tre alternativer:

[Skjermbilde: Innstillingskortet «Overføring til regnskap» med de tre valgene]

Krav for overføring til lønn

Før du kan sende timer som lønnsbilag, må følgende være på plass:

• Timetyper må være koblet til en lønnstype (PayItem) i PowerOffice GO

Slik overfører du timer

Overfør alle timer på én gang

1. Gå til Tidsregistrering
2. Sett ønsket datoperiode og filtre i visningen
3. Klikk ⋮-menyen øverst til høyre
4. Velg Send til regnskap
5. Gjennomgå sammendraget – sjekk antall timer og eventuelle advarsler
6. Hvis arbeidsområdet støtter begge metoder: velg Send til timeliste i PowerOffice eller Send til lønn i PowerOffice
7. (Valgfritt, kun lønn) Slå på Inkluder prosjektdata for å knytte lønnsføringene til prosjekt
8. Klikk Bekreft overføring

[Skjermbilde: Overføringsdialogen med sammendragsbadger og modusvelger]

Overfør enkeltføringer eller utvalg

1. Gå til Tidsregistrering
2. Velg én eller flere rader i tabellen
3. Høyreklikk eller åpne radmenyen
4. Velg Send til regnskap
5. Følg stegene i dialogen som beskrevet ovenfor

Hva skjer etter overføring?

• En blå melding vises: «Valgte timer blir nå overført til regnskap. Du vil få varsel på e-post når jobben er fullført.»
• Du mottar en e-post med fullstendig rapport når overføringen er ferdig
• Overførte føringer merkes i Gripr og kan ikke sendes på nytt

Filtrering og søk

Bruk dato-, bruker- og prosjektfiltrene på Tidsregistrering-siden for å avgrense hvilke timer som vises – og dermed hvilke som inkluderes når du bruker «Send alle»-funksjonen.

Viktig å vite

• ⚠️ I lønn-modus summeres timer per ansatt og lønnstype til én lønnsføring. Individuelle timeoppføringer slås altså sammen.
• ⚠️ En lønnsføring kan ikke redigeres etter at den er lagt til i et lønnsbilag som er låst i PowerOffice GO.
• Timer som allerede er overført kan ikke sendes på nytt – de vises med merket «Allerede overført».
• Prosjektdata sendes kun med lønnsføringen hvis du aktiverer Inkluder prosjektdata.

Vanlige spørsmål

Spørsmål: Noen timer vises som «Mangler mapping» – hva gjør jeg?

Svar: Timetypen mangler kobling til en lønnstype i PowerOffice GO. Gå til Innstillinger → Konto → Systeminnstillinger → Tidsregistrering og koble timetypen til riktig lønnstype.

Spørsmål: En bruker vises som «Bruker ikke koblet» – hva betyr det?

Svar: Brukeren eksisterer ikke i PowerOffice GO, eller kontoen er ikke koblet. Opprett brukeren i PowerOffice med samme e-postadresse som i Gripr, og importer deretter fra Brukere-siden i Gripr for å koble kontoene.

Spørsmål: Timene er ikke godkjent – kan jeg overføre dem likevel?

Svar: Nei. Bare timer med status Godkjent eller Manuelt behandlet kan overføres til regnskap.

Spørsmål: Hva skjer hvis jeg sletter noen timer i Gripr etter at de er overført som lønnsbilag?

Svar: Gripr oppdaterer lønnsføringen i PowerOffice GO automatisk med det nye timeantallet – så lenge bilaget ikke allerede er låst i PowerOffice.

Spørsmål: Kan jeg bruke både lønn og timeliste?

Svar: Ja. Velg Begge alternativer i innstillingene. Brukerne kan da selv velge overføringsmetode for hver overføring.