Last ned flere skjemaer som én PDF

Skrevet av Kim-André Heggenes

Sist oppdatert 8 dager siden

Kort oppsummering

Du kan velge flere skjemaer i skjemalisten og laste dem ned som én samlet PDF-fil. Det er nyttig når du skal levere fysisk dokumentasjon, arkivere en periode samlet, eller overlevere arbeid til en kollega eller kunde — i stedet for å åpne og laste ned hvert skjema for seg.

Hvem har tilgang?

  • Modulen Skjemaer må være aktivert for arbeidsområdet ditt.

  • Du må ha rettigheten til å administrere skjemaer — det er den samme rettigheten som kreves for å åpne Skjemaer-siden i det hele tatt. Har du tilgang til siden, har du tilgang til nedlastingen.

  • Du kan kun laste ned skjemaer du selv har tilgang til å se. Skjemaer du ikke har tilgang til dukker uansett ikke opp i listen.

Det kreves ingen spesiell abonnementspakke for å laste ned.

Hvor finner du det?

Nedlastingen ligger i skjemalisten, som du når fra tre steder:

Meny → Utfør → Skjemaer — Skjemaer

Inne i et prosjekt: Prosjekt → Utfør → Skjemaer

Funksjonen finnes også på tilbudslisten: Meny → Utfør → Tilbud — Tilbud

Slik laster du ned skjemaer

Last ned ett enkelt skjema

  1. Gå til Skjemaer.

  2. Klikk på ⋮-ikonet helt til høyre på raden — eller høyreklikk hvor som helst på raden.

  3. Velg Last ned.

  4. PDF-en lastes ned med skjemaets eget navn som filnavn.

Last ned flere skjemaer samlet

  1. Gå til Skjemaer.

  2. Huk av i avkrysningsboksen til venstre på hver rad du vil ha med.

  3. En mørk handlingslinje dukker opp nederst på skjermen og viser «{antall} Valgt».

  4. Klikk Last ned i handlingslinjen. Er skjermen smal, ligger valget under Mer.

  5. Meldingen «Laster ned skjemaer» vises mens filen lages. Når den er ferdig, laster nettleseren ned én samlet PDF med navnet Skjemaer_<dato>.pdf.

Velg alle skjemaer i en filtrert liste

  1. Filtrer eller søk deg frem til skjemaene du vil ha.

  2. Huk av i avkrysningsboksen i kolonneoverskriften — da velges alle radene på siden.

  3. Et banner vises: «Velg alle {antall} rader basert på filter og søk». Klikk på det for å velge hele treffet, også de på neste side.

  4. Klikk Last ned.

⚠️ Velger du flere enn 25 på denne måten, blir Last ned utilgjengelig. Se «Viktig å vite» under.

Filtrering og søk

Bruk filtrene til å finne akkurat de skjemaene du vil ha med i PDF-en, før du velger dem:

  • Nøkkelord, Status, Kategori, Ansvarlig, Deltakere, Grupper

  • Opprettet av, Kunde, Prosjekter, Oppgaver

  • Frist og Opprettet (datointervaller)

  • Signaturstatus, Er signert, Skjemaer du kan signere

  • Har vedlegg, Har kommentarer, Er uten prosjekt, Tilgangsnivå

Søk-feltet søker i skjemanavn, beskrivelse og skjema-ID.

Filtrene bestemmer hva du ser — men det er alltid de radene du faktisk har huket av som havner i PDF-en.

Viktig å vite

  • ⚠️ Maks 25 skjemaer per nedlasting. Velger du flere, blir Last ned grå og lar seg ikke klikke — uten noen forklarende melding. Fjern noen valg, eller del nedlastingen i flere puljer.

  • Rekkefølgen i PDF-en følger den rekkefølgen du huket av skjemaene i. Bruker du Velg alle, følger den sorteringen i tabellen.

  • Ett samlet dokument, uten forside. Hvert skjema starter med sitt eget navn som overskrift og har firmalogo og firmaopplysninger i toppteksten. Sidenummereringen starter på nytt for hvert skjema, og det er ingen innholdsfortegnelse.

  • Vedlegg og bilder følger med. Bilder på spørsmål vises som miniatyrer med lenken Se stort bilde, og vedlegg du har valgt å inkludere legges bak hvert skjema. Signaturer kommer på egen side sist i hvert skjema.

  • Hvert skjemas egne innstillinger gjelder. Har du huket av for å skjule ikke-relevante spørsmål eller utelate statistikk på et skjema, gjelder det også i den samlede PDF-en.

  • Utkast kan lastes ned. Det er ingen krav om at skjemaet er ferdig utfylt eller signert. Ubesvarte spørsmål vises som «Ikke besvart».

  • ⚠️ Skjemaer som ikke lar seg konvertere hoppes over uten varsel. Får du færre skjemaer i PDF-en enn du valgte, prøv å laste dem ned enkeltvis for å finne ut hvilket som feilet.

  • Kun PDF ved bulk-nedlasting. Vil du ha Word-format, må du åpne skjemaet og laste det ned derfra.

  • PDF-en lagres ikke i dokumentsenteret. Den lastes bare ned til enheten din. Vil du arkivere den i Gripr, åpner du skjemaet og bruker lagringsvalget der.

  • Én nedlasting av gangen. Klikker du Last ned mens en nedlasting pågår, skjer det ingenting. Vent til meldingen «Laster ned skjemaer» forsvinner.

  • Du kan trygt navigere videre i Gripr mens nedlastingen pågår — den fullføres i bakgrunnen.

Vanlige spørsmål

Spørsmål: Finnes det en «Skriv ut»-knapp?
Svar: Nei. Last ned den samlede PDF-en og skriv den ut fra PDF-leseren din. Siden alle skjemaene ligger i én fil, skriver du ut hele bunken i én operasjon.

Spørsmål: Hvorfor er Last ned grå og umulig å klikke?
Svar: Enten har du valgt flere enn 25 skjemaer, eller så pågår det allerede en nedlasting. Reduser antall valgte, eller vent til den pågående nedlastingen er ferdig.

Spørsmål: Kan jeg få skjemaene som separate filer i stedet for én samlet PDF?
Svar: Ikke i dag. Bulk-nedlasting gir alltid én sammenslått fil. Trenger du dem hver for seg, må du laste ned skjemaene enkeltvis.

Spørsmål: Jeg valgte 10 skjemaer, men PDF-en inneholder bare 8. Hva skjedde?
Svar: To skjemaer kunne ikke konverteres og ble hoppet over. Last dem ned enkeltvis for å se hvilke det gjelder, og kontakt support hvis det gjentar seg.

Spørsmål: Kan jeg laste ned alle skjemaene i et prosjekt på én gang?
Svar: Ja, så lenge det er 25 eller færre. Gå inn i prosjektet, åpne Skjemaer, huk av i kolonneoverskriften og velg Last ned. Er det flere enn 25, filtrer deg ned til mindre puljer — for eksempel per kategori eller datointervall.

Spørsmål: Virker dette på tilbud også?
Svar: Ja. Tilbud-listen bruker samme funksjon, med samme grense på 25.